一粒云|企业资料安全协同整体解决方案

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我们许多企业客户在发展到中等规模以后一定会碰到以下问题:

•目前公司各项资料散布在各个部门,针对不同层级和岗位需要分权限进行使用规范和统一管理;【统一存储、分级授权】

•公司业务发展迅速,产品和业务迭代快,各项资料的审核、发布、使用和留存没有统一流程,需要建立相关的流程管理;【设计流程审批】

•内外部资料的存放、传阅和使用没有规章制度,文件资料的安全性无法保障;【流程+表单】

•外发资料和内部资料没有严格区分,一旦外发无法进行溯源,对公司的知识产权和名誉会造成影响;【文件文控】

•现有各项对外资料的版本和规格各异,在对外形象上需要进行整体规范;【统一模板】【版本管理】

•目前公司外发材料没有公司属性,缺乏知识产权保护;【外发水印+下载水印】

•目前企业需要统一解决对外展示需求,同时涉及项目方案等相对私密和详细或内容不宜做公开展示的资料,需要有一个内部平台为业务部门使用提供服务;【内部文档云】

同时企业老板领导也会反问:请提供一个符合咱们企业的文档管理办法;好的,办法来了:

【1】、文档的管理办法分解

这些问题看上去很繁琐,但是一粒云用【】标记出来的就是解决办法,用这个方式,就可以将企业发展过程中遇到的办公协同,资料管理,知识沉淀,资源与品牌管控问题解决掉。基于这些,一粒云提供了【四步法】,通过简单四步,打造企业资料的管理规范。

文档云流程
处理流程

一粒云通过规划4步规划,为企业打造一个规范化、现代化的企业内部文档云管理体系。

1.上云:通过客户采集数据用户数据主动或者被动上云。

2.归类:根据各个部门、重要程度做权限管理与划分。

3.入库:根据文档属性与定义,按流程入库。

4.外发借阅:根据公司制度外发或者借阅。

资料分级
资料分级

企业的资料不仅仅只有文档,还有比如:代码,图纸;管理办法就是与业务结合,无论哪类资料,最终结果就是要与业务结合,

【2】、文档与业务集成,实现文档按照业务归档、查询、文控、借阅、审批;

通过文档与业务集成,一粒云提供自定义流程引擎自定义元素,自定义表单,项目看板,将同类型资料,或者项目资料,或者供应商等变化频率不高的资料与表单关联,自定义编号,将非结构化文档,转化为业务表格化数据的功能,并结合流程审批,实现多级审核,便于使用查找与识别。

流程设置
流程节点

【3】、建设完成后的效果

1、现有资料实现按照类型与重要程度整理,并统一存储到云端。

2、针对重要的资料,低级别人员在访问需要获得更高级别的授权。

3、针对重要的资料,所有权人在更新的时候需要经过领导或同事的审批。

4、无外发权限的成员,无法进行外发。

5、通过共享资料引导员工使用,并可以配置是否强制收集员工某种类型的资料。

6、客户端可自动或定时同步或者备份员工设备的数据。

7、未设置文控的文件夹,可以根据用户权限自由使用。

8、与公司现有的OA、钉钉、企业微信打通集成,无数据孤岛形成,并且拥有更好的便捷性。

组织架构同步
多系统联通